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All In One WordPress E-Mail Templates

Das Aussehen von WordPress E-Mails ist größtenteils dem jeweiligen Plugin überlassen von dem aus die Nachricht gesendet wird. Während WordPress selbst für neue Account Benachrichtigen, Kommentar Moderation, Passwort Reset Mails und weitere Nachrichten ganz klassische Text-Mails sendet haben viele Plugins ihre eigenen Templates.

WordPress Plugin E-Mail Templates

Klassische Plugins, die Nachrichten versenden sind beispielsweise Shops und Formulare. Manche davon bieten eigene E-Mail Templates an, teilweise auch als Premium Add-Ons.

Verwendet man jedoch beispielsweise ein Formular-Plugin für allgemeine Anfragen oder Support und zusätzlich noch einen Shop gibt es bisher keine Möglichkeit für all diese E-Mails ein gemeinsames Template zu verwenden, das sich an das Corporate Design des Unternehmens anpassen lässt.

 

wp_mail() und WooCommerce E-Mail Template Files

Es gibt einen etwas steinigen Weg dieses Problem zu lösen:

Alle WordPress Mails laufen über die wp_mail() Funktion. In dieser gibt es einen Filter über den man seinen HTML Code an die Mails übergeben kann. Zusätzlich dazu lassen sich beispielsweise die mitgelieferten WooCommerce E-Mails im Theme überschreiben.
Insgesamt sollte man für diesen Weg ein paar Tage Arbeit einplanen.

Nachdem ich dies ein paar mal gemacht habe, wollte ich dies für die Zukunft ein für alle mal vermeiden und habe das kostenlose Plugin WP HTML Mail entwickelt, für das im Laufe der Zeit auch noch ein paar Erweiterungen entstanden sind.

 

WP HTML Mail Formular Plugin Support

NinjaForms

NinjaForms selbst ist relativ zurückhaltend mit dem Aussehen seiner Benachrichtigen. Inhaltlich lassen sich diese sehr gut anpassen, mithilfe von Platzhaltern für die einzelnen Formularfelder kann man zB eine personalisierte „Danke“-Mail an den Anfrager senden während der Administrator eine übersichtliche Tabelle mit allen Einträgen erhält.

WP HTML Mail unterstützt NinjaForms Benachrichtigungen ohne zusätzliche Add-Ons bereits in der kostenlosen Version.

Hier ein Artikel dazu: WordPress E-Mails von Ninja Forms formatieren

 

Contact Form 7

Auch hier lassen sich die Nachrichten inhaltlich ganz gut anpassen, optisch sind diese jedoch kein Hingucker. Auch die Bedienung ist im Vergleich zu NinjaForms etwas spartanisch, nichts desto trotz ist der Klassiker unter den WordPress Formularen nach wie vor sehr beliebt.

Auch die E-Mail Benachrichtigungen von CF7 lassen sich mit dem kostenlosen WP HTML Mail formatieren.

 

Caldera Forms

Caldera Forms kommt in Punkto Usability recht nahe an NinjaForms, meinen persönlichen Favoriten unter den WordPress Formular Plugins heran. Mit dem sogenannten Auto-Responder-Processor lassen sich beliebige E-Mail Benachrichtigen erstellen.

Im Gegensatz zu den bereits erwähnten Formular Plugins hat Caldera Forms eine eigene Erweiterung für das Design von E-Mails. Dieses Premium-Add-On ist hier für 75 USD erhältlich, mit WP HTML Mail lassen sich die Nachrichten von Caldera Forms kostenlos formatieren.

 

WPForms

WPForms und WPForms-Lite bieten die Möglichkeit eigene E-Mail Vorlagen zu erstellen, dies erfordert jedoch einiges an HTML Kenntnissen. Möchte man diese dann auch noch responsive für Mobilgeräte darstellen wird das Thema schon sehr komplex.

Für WPForms und die kostenlose Variante WPForms-Lite gibt es ein neues Add-On für WP HTML Mail. Es sind dazu keine zusätzlichen Einstellungen erforderlich, einfach installieren und das bereits erstellte Template des kostenlosen Plugins funktioniert auch für WPForms.

zum Plugin

WP HTML Mail Shop Support

Easy Digital Downloads

Für EDD gibt es zwar ein E-Mail Template Plugin, jedoch mit der Einschränkung, dass es nur für die Shop Nachrichten funktioniert. Alle anderen Mails passen wiederum nicht zum Design.

Mit dem WP HTML Mail EDD Add-On kann man ohne weitere Konfiguration die EDD Mails an das allgemeine Template anpassen kann.

zum Plugin

 

WooCommerce

Das Standard E-Mail Template von WooCommerce ist eine Zumutung für jeden Kunden, daher habe ich hier schon aus eigenem Interesse eine Erweiterung programmiert.
Das WooCommerce Add-On hat sich im Laufe der Zeit stark weiterentwickelt. Anfangs funktionierte es ähnlich wie die Formulare und das EDD Add-On, inzwischen gibt es jedoch die Möglichkeit damit auch den Inhalt der Nachrichten anzupassen und per Drag&Drop Inhalte hinzuzufügen.

zum Plugin

 

 

Ninja Forms Einträge mit Umlauten exportieren

Ninja Forms bietet bereits eine CSV Export Funktion. Unter gewissen Umständen ist diese jedoch kaum zu gebrauchen:

  • Umlaute werden aufgrund der Kodierung in Excel falsch dargestellt
  • Mehrzeilige Einträge brechen in Excel in die nächste Zeile um
  • Beistriche in der Eingabe teilen die Eingabe in mehrere Spalten auf

 

Export Beispiel

Ich habe ein paar Beispiele-Daten im Standard-Formular eingegeben:

PastedGraphic-1

Wenn ich diese mit dem Standard-Export in ein CSV ausgebe öffnet sich Excel und das Ergebnis sieht folgendermaßen aus:

PastedGraphic-2

Nun verwende ich den „Text-to-Column“ Button und das Ergebnis zeigt folgendes erschreckende BildPastedGraphic-3

Umlaute und Zeilenumbrüche machen das Ergebnis unbrauchbar.

Im Grunde genommen liegt das Problem an Excel bzw an der Zeichenkodierung, in der Praxis spielt es jedoch keine Rolle wo das Problem genau liegt. Diese Funktion ist nicht benutzerfreundlich und ich kann sie somit nicht an Kunden weitergeben.

Aus diesem Grund habe ich einen direkten Excel Export für Ninja Forms programmiert.

zum Plugin…

 

WordPress E-Mails von Ninja Forms formatieren

Ninja Forms Plugin

Wie Du vielleicht schon bemerkt hast bin ich ein großer Fan von Ninja Forms. Meiner Meinung nach ist es das vielseitigste und benutzerfreundlichste Formular Plugin für WordPress.

E-Mail-Benachrichtigungen von Ninja Forms

In einer der letzten Versionen wurden die Benachrichtigen komplett überarbeitet. Dadurch haben wir nun die Möglichkeit mehrere Benachrichtigungen aus einem Formular zu senden, beispielsweise an den Betreiber der Website und an den Anfrager.

Während es beim Betreiber für meinen Geschmack nicht nötig wäre, macht es dennoch einen guten Eindruck, wenn die Nachricht schön aufbereitet ist.

Für eine Bestätigung an den Anfrager halte ich es durchaus für notwendig, dass alle ausgehenden Mails das Branding des Unternehmens tragen.

WP HTML mail

Anstatt nun also langweilige weiße E-Mails an die Anfrager zu versenden, verwende ich das kostenlose Plugin WP HTML mail. Damit kannst du innerhalb weniger Minuten ein responsives E-Mail-Template erstellen ohne eine Zeile Code zu schreiben.

E-Mail Template erstellen

Instaliere das Plugin und gehe auf Settings -> Email template email template screen

Color Picker

Mit einem einfachen Color Picker kannst du alle Schrift- und Hintergrundfarben anpassen.color picker

Schriftarten

Alle Schriften können angepasst werden.customize email fonts

Bilder

Aus der WordPress Mediathek kannst du ein Logo oder Headerbild für deine Mails festlegen

Footer

Den Fußbereich der Nachricht kannst du via WYSIWYG-Editor anpassen.email-footer Um das Ergebnis im Mail-Programm zu sehen schick dir einfach eine Test-Nachricht. In den Einstellungen gibt es eine Seite Plugins, auf der du festlegen kannst welche Mails formatiert werden sollen. Achte darauf, dass Ninja Forms aktiviert ist.email-sender-plugins Fertig, die Mails sollten jetzt schön aufbereitet sein.

WordPress Kontaktformular mit CleverReach Newsletter Integration

Im Sinne der Benutzerfreundlichkeit einer Website ist es für den Administrator eine große Erleichterung nicht alle Daten aus verschiedenen Quellen manuell abgleichen zu müssen.

Wenn Sie ohnehin planen Formulare auf Ihrer Website zu verwenden ist es daher nur sinnvoll wenn die Daten des Anfragers mit dessen Zustimmung automatisch an Ihr Newslettersystem übergeben werden.
Je nach Branche verwenden Sie Formulare für
  • Kontaktformulare
  • Registrierung
  • Buchung
  • Bestellung
  • Allgemeine Anfragen
  • Gewinnspiele
Als Newslettersystem ist CleverReach  sehr zu empfehlen. Es ist einfach in der Handhabung, kann kostenlos getestet werden und wenn Sie unter 250 Empfänger haben bleibt es sogar kostenlos.

Ninja Forms und CleverReach 

Mit dem kostenlosen Plugin NinjaForms erstellen Sie Formulare ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben und fügen diese auf jeder beliebigen Seite Ihrer Website ein.
Mit der Extension Ninja Forms CleverReach können Sie diese Formulare mit CleverReach Empfängerlisten verbinden.
Wenn ein Benutzer sich entscheidet den Newsletter zu abonnieren, braucht er nur die Checkbox zu aktivieren und die Kontaktdaten werden mit dem Absenden des Formulars übertragen.
exklusive 20% Mwst.

Übertragung der Newsletter Daten zu CleverReach

Je nach Ihrer Anforderung bzw. der gültigen Rechtslage können Sie
  • Alle Anfrager in die Liste übernehmen
  • Alle Anfrager, die die entsprechende Checkbox aktiviert haben
  • oder nur jene, die zusätzlich noch via E-Mail bestätigt wurden (Double-Opt-In)

Konfiguration der Plugins

1. CleverReach API Key

Nachdem Sie beide Plugins installiert haben brauchen Sie einen API Key für die Verknüpfung zwischen CleverReach und Ihrer WordPress-Seite. Melden Sie sich in CleverReach an und gehen Sie auf Account -> Extras -> API und erstellen Sie einen Key mit Lese- und Schreibrechten

cleverreach api key

In Ihrem WordPress Backend geben Sie diesen Key dann unter Formulare -> Einstellungen ein.

2. Einfügen der Checkbox (optional)

Wechseln Sie im WordPress Backend zum Menüpunkt Formulare und erstellen Sie Ihr Formular. Wenn Sie eine Opt-In Checkbox verwenden möchten finden Sie diese unter Felder -> CleverReach OptIn

3. Daten an eine CleverReach Liste übertragen

Wechseln Sie oben auf den Reiter E-Mails & Aktionen und klicken Sie auf das blaue +.

Dort können Sie eine neue Aktion vom Typ CleverReach einfügen.

In den Einstellung dieser Aktion definieren Sie nun in welche CleverReach Liste die Kontakte eingetragen werden und welches NinjaForms Feld in welches CleverReach Feld gespeichert wird.

Bitte beachten Sie, dass Sie nur Listen auswählen können zu denen Sie in CleverReach auch ein Formular angelegt haben. Dieses definiert nämlich das Aussehen der Double-Opt-In E-Mail und anderer Benachrichtigungen.

mehr Infos zur Ninja Forms CleverReach Extension